Admisiones

1. ¿Antes de admitir cualquier aspirante, debo realizar algún proceso previo?
Si, Se debe cambiar el parámetro AÑO CÓDIGO ESTUDIANTE que se encuentra por la siguiente ruta: General/ Parámetros. Allí busca el parámetro indicado y modifica su valor por el año siguiente y registra el cambio. También de actualizar el tipo de estudiante y lo hace por la siguiente ruta: Académico Administrador/ Herramientas/ Actualizar Tipo de estudiante. Ejecuta la primera y segunda opción que dice Convertir Estudiantes Nuevos Matriculados en ANTIGUOS y Convertir Estudiantes Nuevos NO Matriculados en DESERTORES , una vez ejecutado dichos procesos, puede iniciar a admitir los aspirantes en el sistema. Allí encontrará las opciones para agregar la convocatoria, indicar las fechas de habilitación, los grados de inscripción y la cantidad de cupos de inscripción y admisión, para guardar los cambios y habilitarla, solo basta con dar registrar. Para mayor información puede dar clic sobre la ayuda en línea que se encuentra dentro de la funcionalidad .
2. ¿Cómo puedo realizar la admisión de aspirantes inscritos?
Para admitir los aspirantes inscritos, existen dos maneras de realizar el proceso. 1. Admitir aspirante manual: se encuentra en la siguiente ruta: Académico administrador/ Admisión/ Admitir aspirante manual, en dicha función selecciona la convocatoria, el grado y del listado selecciona de manera manual los estudiantes admitidos por el colegio y da admitir. 2. Admitir aspirante automático: se encuentra en la ruta: Académico administrador/ Admisión/ Admitir aspirante automático. Allí indica la convocatoria, el grado y ejecuta el proceso. El sistema admitirá llenando la cantidad de cupos de admisión para el grado teniendo en cuenta los puntajes más altos obtenidos por el aspirante en el examen y entrevista de la convocatoria realizada.
3. ¿Qué debo hacer cuando al admitir un aspirante se muestra el mensaje “Ocurrió un error durante el proceso. Viola la unicidad de un campo.”?
En la funcionalidad Gestionar Aspirante Manual, se puede encontrar dentro del listado de estudiantes por Admitir, casos en los cuales algunos de ellos vengan con x roja al frente en el campo verificación, como lo muestra la siguiente imagen.
admision
Esto significa que dicho aspirante tiene información relacionada en el sistema y no podrá ser admitido, ya sea porque en años anteriores hizo parte del colegio y se retiro o porque el acudiente asociado ya existe. En estos casos se debe buscar el aspirante en la funcionalidad Gestionar estudiante que está dentro de Académico administrador/ Admisión y actualizar la información de la hoja de vida, tales como grado, estado, entre otros. Para poderlo matricular y volverlo activar en el sistema, dicho aspirante no podrá ser admitido, ya que al actualizar los datos queda directamente admitido como estudiante.
4. ¿Cómo puedo verificar los estudiantes admitidos?
Existen dos maneras para realizar la consulta de aspirantes admitidos. 1. Puede consultar por la siguiente ruta: Académico administrador/ Consultas y reportes/ Inscripción y admisión. Allí encontrará la funcionalidad listado de aspirantes admitidos o Consultar aspirantes admitidos, entre otras que pueden ser de su interés. 2. Puede también generar el reporte de aspirantes inscritos por la siguiente ruta: Académico Administrador/ Consultas y reportes/ Generar reporte/ Inscripción, allí evidencia el reporte de listado de aspirantes inscritos.