Matrícula

1. ¿Qué debo hacer para matricular un estudiante?
Para matricular un estudiante registrado en el sistema, debe verificar que las fechas de matrícula estén activas, esto lo puede observar por Académico Administrador/ matrícula/ gestionar fecha de matrícula, luego para matricular el estudiante debe ingresar a la siguiente ruta: Académico administrador/ matrícula/ matricular estudiante. Allí busca el estudiante, lo selecciona, da clic en matricular, indica los datos de la matrícula y registrar.
2. ¿Cómo creo los cursos para matricular estudiantes directamente a cursos?
Los cursos en el sistema son gestionados y se crean por la siguiente ruta: Académico administrador/ estructura curricular/ Gestionar curso. Allí realiza la búsqueda del grado al cual va crear los cursos, da clic en buscar y luego agregar para crear el curso indicando el nombre, el grado, modalidad, especialidad, jornada, tipo curso y asignar directamente el titular del curso si así lo desea y finaliza dando clic en el registrar para guardar los cambios.
3. ¿Cómo puedo asignarle curso a un estudiante que fue matriculado sin curso?
La asignación de estudiantes a cursos se realiza por la siguiente ruta: Académico administrador/ estructura curricular/ asignar estudiantes a curso. Allí busca el grado y luego el curso al cual desea asignar el estudiante, al dar clic en continuar evidenciará el listado de estudiantes asignados y el listado de estudiantes sin asignar, indica el estudiante y da clic en asignar.
4. ¿Cómo puedo obtener el formato de matrícula?
Para generar una hoja de matrícula de manera individual a un estudiante ya matriculado basta con ir a la siguiente ruta: Académico administrador/ matrícula/ matricular estudiante, buscar al estudiante, luego seleccionarlo y dar clic en ver y ver pdf para generar la hoja de matrícula.
5. ¿Puedo obtener el formato de matrícula, sin realizar matrícula a los estudiantes?
Sí, el formato de matrícula lo puede generar en la siguiente ruta: Académico Administrador/ Consultas y reportes/ Actas y constancias/ generar hojas de matrícula masiva. Allí selecciona las opciones a generar incluyendo el incluir NO matriculados, para generar el formato a aquellos que aún no han realizado la matrícula académica.
6. ¿Cómo puedo cancelar matricula a un estudiante que se retira de la institución?
La cancelación de matrícula la realiza por la siguiente ruta: Académico administrador/ matrícula/ cancelar matrícula de estudiante, realiza la búsqueda del estudiante a cancelar, lo selecciona da clic en continuar y luego indica el año que desea anular la matrícula, da clic en anular y podrá indicar el nuevo estado del estudiante y un motivo de la cancelación si lo desea. Para guardar los cambios y finalizar el proceso, da clic en el botón registrar.
7. ¿Cómo puedo encontrar un estudiante con estado diferente a activo?
En cualquier funcionalidad del sistema donde necesite realizar la búsqueda de un estudiante con estado diferente activo, lo que debe hacer es dejar el campo llamado ESTADO vació y en aquellos formularios que este el tipo matrícula colocar CANCELADA, dejando el campo del estado vació el sistema listará toda relación del estudiante en cualquiera de los estados que se encuentre y así podrá localizarlo.
8. Si necesito activar matrícula a un estudiante retirado, ¿Cómo puedo hacerlo?
Primero debe buscar el estudiante por Académico administrador/ Admisión/ gestionar estudiante, allí lo busca dejando los campos de búsqueda vacíos, una vez encuentre el estudiante lo selecciona y da clic en modificar, en la segunda pestaña de la hoja de vida encontrará los campos para modificar el nuevo grado a matricular y cambiar el estado de retirado a ACTIVO para matricular y da clic en registrar para guardar la información. Luego de actualizar dichos datos debe dirigirse a Académico administrador/ matrícula/ matricular estudiante, realizar la búsqueda del estudiante y efectuar la matrícula.
9. ¿Cómo puedo verificar los estudiantes matriculados?
Para generar un reporte de estudiantes matriculados debe dirigirse a la siguiente ruta: Académico Administrador/ Consultas y reportes/ Generar reportes/ Matrícula/ Estudiantes matriculados. Indica el año que desea consultar y da clic en generar. En la misma ruta podrá encontrar algunos reportes adicionales que podrán ser de ayuda e interés.
10. ¿Cómo puedo verificar los estudiantes retirados?
Para generar un reporte de estudiantes retirados debe dirigirse a la siguiente ruta: Académico Administrador/ Consultas y reportes/ Generar reportes/ Matrícula/ Listado de Estudiantes con matrícula cancelada. Indica el año que desea consultar y da clic en generar. En la misma ruta podrá encontrar algunos reportes adicionales que podrán ser de ayuda e interés.